RODO
Wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy, dlaczego ich potrzebujemy, komu mogą być ujawniane i jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Administratorem danych jest Kancelaria Adwokacka Tomasz Wiliński, ul. Krucza 16/22, 00-526 Warszawa, NIP 5992888071, nr wpisu na listę adwokatów WAW/Adw/6392. W sprawach dotyczących prywatności można kontaktować się przez office@wilinski.legal.
W zależności od relacji mogą to być dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące sprawy prawnej lub mediacji, dane rozliczeniowe, korespondencja, dokumenty, dane osób powiązanych ze sprawą, dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu oraz inne informacje przekazane Kancelarii. W sprawach prawnych mogą pojawić się także szczególne kategorie danych w rozumieniu art. 9 RODO oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych w rozumieniu art. 10 RODO, jeżeli ich przetwarzanie jest niezbędne i dozwolone przez obowiązujące przepisy.
Dane przetwarzamy w szczególności w celu: odpowiedzi na zapytanie i podjęcia działań przed zawarciem umowy; zawarcia i wykonania umowy o pomoc prawną, mediację lub konsultację; weryfikacji konfliktu interesów; wykonywania obowiązków prawnych, podatkowych i księgowych; ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i organizacji pracy; a po uzyskaniu zgody — także w odrębnych, jasno wskazanych celach. W zależności od celu podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. a, b, c lub f RODO. Dane szczególnych kategorii przetwarzamy wyłącznie przy istnieniu właściwej podstawy z art. 9 RODO, a dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych — z uwzględnieniem art. 10 RODO oraz przepisów krajowych regulujących wykonywanie zawodu adwokata i udzielanie pomocy prawnej.
W sprawach prawnych i mediacjach możemy otrzymać dane drugiej strony, świadków, członków rodziny, pracowników, kontrahentów lub innych osób od klienta, sądu, organu, uczestnika postępowania albo z legalnie dostępnego źródła. Zakres informacji przekazywanych takiej osobie na podstawie art. 14 RODO może podlegać ograniczeniom wynikającym z prawa, tajemnicy zawodowej lub ochrony praw i wolności innych osób.
Dane mogą być powierzane lub udostępniane dostawcom usług IT i hostingu, operatorom poczty elektronicznej, systemów formularzy, płatności, umawiania spotkań i wideokonferencji, księgowości, podmiotom świadczącym wsparcie techniczne oraz — gdy wymaga tego sprawa — sądom, organom, ekspertom, tłumaczom, pełnomocnikom, mediatorom lub innym uprawnionym osobom. Zakres przekazania ograniczamy do tego, co potrzebne.
Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje o odpowiednim stopniu ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne, jeśli są wymagane.
Okres przechowywania zależy od podstawy i celu przetwarzania. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych przez adwokata w ramach wykonywania zawodu stosuje się art. 16c Prawa o adwokaturze: dane są przechowywane przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, w którym zostały zgromadzone, a po upływie ustawowego okresu podlegają usunięciu. Dla danych nieobjętych tym szczególnym przepisem — np. części danych technicznych serwisu, zapytań, które nie prowadzą do przyjęcia sprawy, lub danych rozliczeniowych — okres wynika z celu przetwarzania, obowiązków podatkowych i rachunkowych, przepisów szczególnych oraz okresu potrzebnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Zakres praw osoby, której dane dotyczą, zależy od podstawy i kontekstu przetwarzania. Co do zasady RODO przewiduje m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz wycofania zgody. W przypadku danych pozyskanych przez adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej stosuje się jednak szczególne ograniczenia wynikające z art. 16a Prawa o adwokaturze: uprawnienia z art. 15 ust. 1 i 3, art. 18 i art. 19 RODO stosuje się tylko w zakresie, w jakim nie naruszają tajemnicy adwokackiej, a art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się do danych pozyskanych przez adwokata w związku z udzielaniem pomocy prawnej. Inne ograniczenia mogą wynikać z obowiązku prawnego, ochrony praw innych osób oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kancelaria nie podejmuje wobec klientów decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Narzędzia technologiczne mogą wspierać organizację lub analizę, ale ostateczne decyzje dotyczące przyjęcia sprawy, porady i strategii podejmuje człowiek.
Dane dzieci przetwarzamy ze szczególną ostrożnością, wyłącznie w zakresie potrzebnym do prowadzenia sprawy, mediacji lub ochrony interesu dziecka. Informacje kierowane bezpośrednio do dziecka powinny być przedstawiane w sposób zrozumiały dla jego wieku i sytuacji.
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do charakteru danych i ryzyka, w tym ograniczenia dostępu, zasady poufności i rozwiązania służące ochronie komunikacji oraz dokumentacji.
Jak pracujemy z danymi
Przetwarzanie danych osobowych w Kancelarii odbywa się z uwzględnieniem zasad wynikających z RODO, Prawa o adwokaturze, tajemnicy zawodowej oraz charakteru konkretnej sprawy. Zakres danych i sposób ich wykorzystania zależą od tego, czy chodzi o zapytanie, kwalifikację sprawy, pomoc prawną, reprezentację, mediację, konsultację online, rozliczenie lub korzystanie z serwisu.
Dane mogą być przekazywane bezpośrednio przez klienta lub osobę kontaktującą się z Kancelarią podczas rozmowy, spotkania, korespondencji e-mail, przez formularz internetowy, w toku konsultacji, mediacji lub prowadzenia sprawy. Mogą również pochodzić z dokumentów przekazanych przez klienta, drugą stronę, pełnomocnika, sąd, prokuraturę, organ administracji, komornika, biegłego, tłumacza lub inny podmiot uczestniczący w sprawie, a także z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, jeżeli ich wykorzystanie jest prawnie uzasadnione.
Dane mogą być przetwarzane w postaci papierowej i elektronicznej, w szczególności w aktach sprawy, korespondencji, dokumentach procesowych i umownych, notatkach roboczych, dokumentacji mediacyjnej, dokumentach rozliczeniowych oraz systemach służących do komunikacji i organizacji pracy. Przetwarzanie może obejmować m.in. zbieranie, utrwalanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, wykorzystywanie, przekazywanie uprawnionym odbiorcom, ograniczanie, archiwizowanie i usuwanie danych.
Przed przyjęciem zlecenia Kancelaria może przetwarzać podstawowe dane klienta, drugiej strony i innych uczestników wyłącznie w zakresie potrzebnym do weryfikacji możliwości działania, konfliktu interesów, zakresu usługi i jej organizacji. Na tym etapie prosimy, aby nie przekazywać większego zakresu danych ani dokumentów, niż jest to potrzebne do wstępnej kwalifikacji.
Po przyjęciu sprawy zakres przetwarzanych danych może być szerszy i obejmować informacje konieczne do analizy prawnej, przygotowywania pism, reprezentacji, kontaktu z sądami i organami, prowadzenia negocjacji, zabezpieczenia interesu klienta oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim zakresie mogą być przetwarzane również szczególne kategorie danych oraz dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych, jeżeli jest to prawnie dopuszczalne i potrzebne do świadczenia pomocy prawnej.
W związku z mediacją przetwarzane są dane potrzebne do rejestracji i organizacji zgłoszenia, kontaktu ze stronami, oceny możliwości prowadzenia mediacji, przeprowadzenia sesji, sporządzenia protokołu, dokumentacji ugody oraz rozliczenia mediacji. Dane przekazane w mediacji są dodatkowo chronione zasadami poufności właściwymi dla postępowania mediacyjnego.
W przypadku konsultacji i komunikacji zdalnej dane są przetwarzane w zakresie potrzebnym do kwalifikacji sprawy, ustalenia terminu, komunikacji, przeprowadzenia konsultacji oraz rozliczenia usługi. Jeżeli korzystamy z zewnętrznego dostawcy poczty, hostingu, wideokonferencji, kalendarza, formularzy lub płatności, zakres przekazywanych danych ograniczamy do tego, co jest potrzebne do wykonania danej funkcji, z uwzględnieniem zasad powierzenia i ochrony danych.
Do danych mogą mieć dostęp osoby działające w ramach Kancelarii oraz współpracujący profesjonaliści wyłącznie w zakresie uzasadnionym konkretnym zadaniem i z uwzględnieniem obowiązków poufności. Dane mogą być także przetwarzane przez dostawców usług technicznych, księgowych, hostingowych, płatniczych lub komunikacyjnych na podstawie odpowiedniego stosunku prawnego, a także ujawniane sądom, organom i innym podmiotom, gdy wynika to z przepisów prawa lub charakteru prowadzonej sprawy.
Narzędzia technologiczne mogą wspierać organizację pracy i analizę, ale ich wykorzystanie nie może naruszać tajemnicy zawodowej, poufności ani zasad ochrony danych. Jeżeli dostawca narzędzia miałby przetwarzać dane osobowe w imieniu Kancelarii, przed jego wykorzystaniem należy uwzględnić w szczególności rolę dostawcy, zakres danych, podstawę przetwarzania, warunki powierzenia, miejsce przetwarzania i ewentualne transfery poza EOG oraz adekwatność zabezpieczeń. Ostateczna odpowiedzialność za poradę i decyzję zawodową pozostaje po stronie człowieka.
Stosowane środki ochrony są dobierane odpowiednio do rodzaju danych, ryzyka i sposobu ich przetwarzania. Obejmują rozwiązania organizacyjne i techniczne służące w szczególności ograniczeniu nieuprawnionego dostępu, utraty, przypadkowego zniszczenia, ujawnienia lub zmiany danych. Szczegółowa dokumentacja zabezpieczeń, uprawnień i procedur bezpieczeństwa ma charakter wewnętrzny i nie jest publikowana w serwisie.
Przy pierwszym zgłoszeniu podaj tylko informacje potrzebne do identyfikacji sprawy i stron. Pełne akta, dane wrażliwe i dokumenty zawierające informacje objęte tajemnicą powinny być przekazywane dopiero po uzgodnieniu z Kancelarią właściwego sposobu komunikacji.